V.E.N.U.E. (part I)

Dalam sebuah event salah satu hal terpenting adalah venue. Tempat dilaksanakannya sebuah acara. Pemilihan venue bukan perkara gampang. Meskipun itu hanya untuk sebuah seminar kecil atau pun pers conference. Apalagi jika event yang hendak digelar dalam skala besar. Venue pada dasarnya dibagi dalam 2 jenis. Indoor maupun outdoor.  Indoor seperti ballrom hotel, function room hotel, cafe/restoran, Function House bahkan museum. Outdoor bisa lapangan, taman, kebun, baik yang berdiri sendiri atau menyatu dengan indoor venue.

Kita kembali ke konsep awal sebuah event. Seperti apa event yang akan dibuat. Apakah sebah seminar berformat formal, talk show, persconference. Lalu berapa banyak undangan yang diharapkan hadir. jangan memaksakan venue dengan ukuran besar jika hanya akan mengundang 50 - 100 orang. Untuk event dengan sekala kecil bisa menggunakan ballroom hotel yang disekat, cafe atau restoran. Untuk ballroom hotel kelebihannya adalah ruangnya yang lengang. Kita bebas menaruh dekorasi apa saja yang menunjang event. Meski beberapa hotel menerapkan aturan yang ketat terhadap ballroomnya seperti tidak boleh menempelkan sesuatu ke dinding atau langit-langit. Sementara di restoran atau cafe space yang tersedia untuk menaruh perangkat dekorasi terbatas. Hal ini karena mereka sudah memiliki dekorasi sendiri yang bersifat permanen karena merupakan ciri khas mereka. Tapi kelemahan ballroom hotel adalah kita harus mengeluarkan extra budget untuk menghasilkan design atmosfir ruang yang sesuai dengan event. Sementara di restauran kita bisa memilih restoran atau cafe yang memiliki interior design yang setema dengan event yang hendak kita buat. Misalnya jika kita hendak menghasilkan atmosfir design yang traditional kita bisa memilih cafe atau restauran dengan intererior traditonal. Kita tinggal memberikan sentuhan kecil sebagai branding dari event tersebut, misalnya standing banner atau running table.

 Selain tempat-tempat yang konventional, kita juga bisa mengadakan event di tempat-tempat yang unik, seperti gallery atau museum. bahkan gallery tersebut bisa kita jadikan bagian utama dari sebuah event. Misalnya bisa kita jadikan permainan. Seperti yang pernah kantor gue lakukan dulu. Bertempat di Gedung 28, sebuah gallery yang memajang benda-benda antik dari wilayah indonesia timur, kalimantan dan sebagian sumatera. Peserta diajak untuk melakukan Napak Tilas di galery tersebut. masing-masing peserta dibuatkan group. Mereka masing-masing dibekali oleh booklet berisikan peta buta dan pertanyaan-pertanyaan yang jawabannya dapat ditemukan di Benda-benda dalam gallery tersebut. Memang agak beresiko jika mengadakan permainan di dalam sebuah gallery. Hal itu dapat merusak benda-benda yang terdapat di dalamnya. Tapi berhubung peserta yang hadir berjabatan manager, maka kepercayaan diperoleh dari pihak gallery.