Creativity v.s. Budget

Tanggal 9 nanti akan ada event besar dalam rangka memperingati hari asma dunia 2010. Acara diselenggarakan di silang monas. Acara melibatkan seribu lebih peserta yang mengikuti cek pengontrolan asma dan juga penerbangan layangan.

Event ini dipitching ke kita sekitar 1 bulan yang lalu. Deadline bagi gue untuk mendesign pun juga hanya 2 hari. Dan yang harus gue design daat itu adalah backdrop, 5 booth games dan 1 booth konsultasi. Cukup membuat gue stress saat itu. Jujur saja, hampir sebagian dari anak2 mendoakan agar kita kalah pitching. Sudah malas duluan membayangkan event sebesar dengan persiapan hanya 20 hari. Satu minggu tidak ada kabar hingga akhirnya kita medapat kabar kalau mereka mempercayakan kita menangani event tersebut.

Keribetan mulai terasa dalam penentuan venue. Awalnya kita mengajukan usulan lapangan MBAU di pancoran. Tapi kemudian client minta di daerah senayan atau monas atau ancol. Senayan, lokasi yang sangat bagus, strategis, ramai orang yang bisa direkrut untuk menghadiri event yang dilakukan di pagi hari. Akan tetapi bukan kita saja yang berminat dengan senayan. Buktinya, untuk tanggal 9 sudah dibooking oleh sebuah event akbar majalah otomotif di beberapa titik strategis senayan. Dan mereka sudah memesannya sejak 6 bulan yang lalu. Ancol, terlalu jauh, meski sangat luas dan sangat mudah menerbangkan layangan. Akhirnya dipilih salah satu dari jalur silang monas.

Dari beberapa meeting, diputuskan untuk meniadakan booth games demi menekan budget. MEmang dari awal mereka tidak meminta kita menciptakan games. Kita sendiri yang mengusulkan adanya beberapa booth games agar acara jadi lebih menarik. Beberapa hari lala, diputuskan kembali untuk meniadakan booth konsultasi. PAdahal booth konsultasi adalah usulan awal dari mereka. Dan untuk event yang berhubungan dengan kesehatan, konsultasi sangatlah diminati para pengunjung. Lagi-lagi semua itu dilakukan untuk memangkas budget.

Hari ini tidak ada keribetan dalam pekerjaan. 600 kertas layangan telah selesai disablon kemaren, dan tadi diantar ke pembuat layang-layang. 600 lagi sedang dicetak hari ini. Berharap saja layanagn tersebut selesai tepat waktu. Untuk design karena banyak yang di take out, hanya gerbang dan backdrop stage. Itupun materinya sudah dibawa rekanan yang mengurus produksi. Material promosi berupa flyer digital sudah kita terima, meski no telepon kantor sebagai sarana pendaftaran salah, toh dapat gue perbaiki. Lalu mulailah kita memanfaatkan jejaring sosial, facebook. Baik dengan memposting flyers tersebut dan mentag ke beberapa teman atau dengan menciptakan promosi event gratis. Bahkan gue sendiri memasang logo event di profile picture facebook gue sendiri. Mengingat-ingat apa lagi prinilan yang belum. Teringat goody bag yang banyak itu, kapan ya goody bagnya datang utnuk kita isi?

"Lah, kantongnya aja belom dibeli" begitu kata Agus.Kantong plastik? O.M.G. goodybagnya terbuat dari kantor plastik? Mereka tidak bersedia membuat goodybag dari kertas dan di branding? Segitu terbatasnya budget mereka. Hai, ini bukan event pembagian sembako gratis. Its World Asthma Day. Disponsori perusahaan farmasi terkemuka di dunia. Meski hanya sebatas pembungkus kaos dan snack, tetap jadi justru itu yang menajdi perhatian utama pengunjung saat pertama kali memasuki area event.
Mendadak gue merasa malu. Buru-buru gue ganti profile pic yang bertahtakan logo event tersebut. Dan gue tidak lagi gembar-gembor mengundang teman-teman di facebook untuk hadir.
Satu lagi kreasi gue yang tersia-siakan.